Créer un challenge cooptation en 6 étapes

À retenir :

🚀  Définissez vos objectifs

✍🏼  Définissez vos modalités

🤩  Motivez et engagez vos collaborateurs

📢  Animez, Gamifiez, Animez

📊  Mesurez vos succès

🎉  Célébrez

Introduction

Si vous disposez déjà d’un programme de cooptation mais que vous n’êtes pas satisfait.e du volume de candidats entrant par ce canal, que vos employés n’ont pas ce fameux "réflexe cooptation", le guide qui suit est fait pour vous.

Si votre pipe candidat et l’implication de vos collaborateurs vous satisfait, ce guide est également fait pour vous. Au-delà de venir étoffer votre pool de talents, un challenge cooptation est un excellent moyen de souder et d’engager vos équipes dans une dynamique commune et collaborative.

En revanche, si vous n’en avez pas encore, arrêtez-tout et découvrez pourquoi c’est important de mettre en place un programme de cooptation. Et par programme de cooptation, j’entends un process simple, intégré dans vos outils, animé régulièrement et connu de vos collaborateurs. Si des entreprises qui n’ont aucun mal à recruter comme Google, BackMarket ou SalesForce impliquent leurs collaborateurs dans leurs efforts de recrutement, pourquoi pas vous?

Dans ce guide, nous allons décortiquer les étapes de construction d’un challenge cooptation de A à Z. Un (bon) challenge cooptation ne consiste pas simplement à créer une communication, à la partager et à mettre en place un incentive financier pour vos employés.

C’est bien plus que ça, mais pas de panique, nous avons regroupé tout ce dont vous avez besoin pour vous assurer un engagement maximum de la part de vos collaborateurs et créer ce fameux “réflexe cooptation”

🚀 Étape 1 : Définissez vos objectifs 🚀

Un challenge cooptation est similaire à une opération marketing ou commerciale. Il est nécessaire de définir votre plan d’action et vos objectifs. De la définition de ces objectifs découle l’ensemble de votre challenge cooptation.

Que souhaitez-vous réaliser ? Générer un grand nombre de candidatures ? Recruter un développeur Java de génie ? Les prochains loups de Wall Street ?

Comme dirait ce bon vieux Tzu, celui qui n’a pas d’objectif ne risque pas de les atteindre.

✍🏼 Étape 2 : Définissez vos modalités ✍🏼

Qui peut participer?

Tous les collaborateurs ? Une équipe en particulier ? Seulement les managers?

💡 Friendly tip : Créer un challenge cooptation, en plus de fournir votre pool de talent, est un excellent moyen d’impliquer l’ensemble de vos équipes dans une mission commune. Ne laissez personne sur la touche!

Quelle durée ?

Tel un jeu concours, vous devez définir en amont les dates limites du challenge.

💡 Friendly tip : Un challenge cooptation trop long et vous désengagez vos employés. Trop court et vous risquez d’investir des ressources pour récupérer peu de candidatures. Nous vous recommandons un challenge compris entre 1 et 2 mois afin de pouvoir faire avancer des candidats dans vos process de recrutement. De ce fait vous pourrez juger de la qualité des cooptations et effectuer des correctifs si besoin.

Quelles règles ?

Déterminez comment vous allez départager vos collaborateurs. Quels KPIs vous allez surveiller?

Vous avez l’embarras du choix :

  • Le nombre de candidats cooptés ? (quanti)
  • Le nombre de candidats qui passe le 1ère entretien (quanti/quali)
  • Le nombre de candidats qui passent le case study (quanti/quali)
  • Le nombre de vues générées par leurs liens de cooptation?
  • Le nombre de candidatures entrantes ?
  • Tous ces paramètres à la fois?

Dans l’immense majorité des cas, les politiques de cooptation sont fondées sur un seul paramètre. Le recrutement effectif. Recrutement après période d’essai validée.

Vous serez d’accord que si le candidat coopté est recruté mais ne passe pas ce délai fatidique, votre employé n’est en aucun cas responsable. Pourtant il n’est pas récompensé. C’est très déceptif et vous pouvez être certain que c’est un collaborateur qui ne risquera plus de s’engager.

💡 Friendly tip : Pour remédier à ce problème nous vous recommandons de lisser vos règles et d’instaurer un système de point pour vos challenges

🤩 Étape 3 : Motivez et engagez vos collaborateurs 🤩

Si vous lisez cet article, vous êtes certainement un professionnel des ressources humaines, dirigeant d’entreprise et on ne vous apprend rien en vous disant que la nature humaine est complexe.

Mettre en place une prime, aussi importante soit elle, ne vous assure pas de voir votre pipe candidat se remplir. Vous devez comprendre les motivations de vos salariés et agir en conséquence.

Si vos collaborateurs vous recommandent des profils :

  1. Ils veulent aider un ami/collègue/camarade et travailler avec lui
  2. Ils veulent aider l'entreprise
  3. Ils veulent avoir un input sur leurs futurs collègues
  4. La prime de cooptation ne se refuse pas

Lorsque vous leur demandez de recommander, il faut garder en tête que c'est une tâche qui ne fait pas partie de leur mission et il est juste qu'ils soient valorisés et reconnus par l'entreprise. De plus, chaque coopteur met sa réputation en jeu vis à vis de son ami et de l'entreprise. D'où la nécessité d'être exemplaire dans le traitement et le suivi des cooptations pour ne créer aucune déception

Le type de récompense (monétaire, expérience, jours de congé, don association) importe peu. Ce qui compte c'est pourquoi et comment vous valorisez leur engagement dans cet effort de recrutement.

Pensez plus reconnaissance, encouragement que récompense.

Par exemple, Stripe a créé une culture de la cooptation si forte que 40% de leurs recrutements proviennent de recommandations de leurs salariés, et ça sans la traditionnelle prime financière.

Chez eux, la motivation est de pouvoir travailler avec les meilleurs, apprendre d'eux, tout en sachant que vous avez contribué à créer ces équipes exceptionnelles et que vous en faites partie!

💡 Friendly tip : La clé est de créer une stratégie enrichissante bien pensée, adaptée à vos équipes et suivant un processus clair du début à la fin pour toutes les parties prenantes impliquées

📢 Étape 4 : Animez, Gamifiez, Animez 📢

On ne le répétera jamais assez. Le succès d'un challenge cooptation (et de votre programme tout entier) repose sur votre capacité à l'animer. Aussi engagé.e.s soient-ils, coopter ne fait pas partie des missions de vos employé.e.s et il est donc primordial que vous soyez proactif pour éviter que vos efforts ne tombent aux oubliettes.

On distingue deux types d'animations possibles pendant (et après) vos challenges :

  1. Les reminders :

➡️ Rappeler les besoins, les objectifs et l'investissement des équipes de recrutementrecruteurs

  • Vos jobs ouverts
  • Les postes prioritaires
  • Vos attentes (hard skills / soft skills)
  • Un focus sur les récompenses

Exemple animation "nouvelle offres" :

  1. Les succès :

➡️ Mettre en avant vos top coopteurs, valorisez leurs efforts et motivez ceux qui sont moins impliqués

  • Les avancées d'un candidat dans le process de recrutement
  • Les postes les plus populaires
  • Les collaborateurs qui partagent le plus leur lien de cooptation
  • Les collaborateurs qui recommandent le plus
  • Les nouveaux recrutements effectifs

Exemple d'animations "succès"

💡 Friendly tip : Peu importe que vous optiez pour des animations envoyées par email ou via un outil de chat (Slack, Teams), l'essentiel est que ces communiqués soient réguliers et publiques, lors des all hands par exemple. Pensez à impliquer votre CEO, les mises en avant et les remerciements ont bien plus d'impact lorsqu'ils viennent de la direction. 10 min à chaque all hands suffisent pour boostez vos troupes et créer ce fameux réflexe cooptation chez tous vos collaborateurs.

📊 Étape 5 : Mesurez vos succès 📊

Voilà, maintenant arrive le moment fatidique. Ce challenge cooptation a t-il porté ses fruits?  C'est le moment de retourner en arrière et de jeter un oeil aux objectifs que vous vous étiez fixés.

Évidemment, pour être en mesure de mesurer votre challenge il est essentiel que vous soyez assidus dans la manière de comptabiliser et de récupérer ces différents KPIs.

Notre Google Sheet est un excellent moyen de le faire manuellement. Si vos ressources sont limités, vous pouvez également vous appuyer sur une solution de cooptation intégrée à votre ATS qui centralise, récupère et traite cette data de façon automatisée.

💡Friendly tip : On en a un excellent à vous recommander 🤩

🎉 Étape 6 : Le temps des célébrations 🎉

La dernière étape, et non des moindres, consiste à féliciter l'ensemble de vos collaborateurs pour leurs efforts et récompenser les plus proactifs.

Ne trainez pas, vos employés ont rempli leur part du marché, c'est à vous de remplir la votre!

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