Le problème avec la prime de cooptation

À retenir :

🎯 Créer un cadre et une politique connus de tous

🔊 Donnez de la visibilité à vos offres

👍 Définissez un processus de cooptation simple

🎉 Animez votre programme de cooptation

🔬 Assurez un suivi des candidatures irréprochable

Si il y a bien un thème qui fait couler de l'encre lorsque l'on s'intéresse à la cooptation, c'est la prime.

Monétaire, non monétaire, pour quel montant, pour tout le monde ? Autant de questions légitimes mais qui ne garantiront pas l'engagement de vos collaborateurs.

Avant de vous donner les 5 leviers d'une politique de cooptation réussie et donc d’un pipe de candidats qualifiés, j’aimerais attirer votre attention sur les motivations de vos salariés à coopter.

  1. Ils veulent aider un ami/collègue/camarade et travailler avec lui
  2. Ils veulent aider l'entreprise
  3. Ils veulent avoir un input sur leurs futurs collègues
  4. La prime de cooptation ne se refuse pas

⛔️ Spoiler Alert : L’incentive financier n’est qu’un moyen. Si il devient une finalité et constitue le socle de votre politique, attention danger!

L’histoire du programme chez Google en est une parfaite illustration. Laszlo Bock (ex DRH de Google) l’explique dans son livre Work Rule. Lorsque la direction a décidé de doubler les primes de cooptation, les équipes recrutement ont enregistré un volume de candidature plus important mais le nombre de recrutements par cooptation, lui, n’a pas évolué.

Une prime augmentée a fait chuter la qualité des candidatures poussées aux départements RH 📉

Initialement les salariés étaient motivés par le fait d’aider leurs proches à les rejoindre dans l'entreprise car ils s’y sentent bien. Ils voulait participer à l’effort collectif, construire les meilleures équipes et la meilleure société possibles.

La prime n’arrivait qu’en second plan.

En l’augmentant, l’appât du gain a poussé les salariés à coopter des profils non pas par conviction mais pour "tenter leur chance".

Suite à cette sortie de route qui a coûté un temps précieux en traitement des candidatures, Google a décidé à juste titre de concentrer ses efforts sur la relation coopteur-candidat-recruteur.

La prime de cooptation est un sujet légitime, qui participe à l'engagement des collaborateurs. Mais notre conviction après plus de 2 ans à créer et accompagner la mise en place de politiques de cooptation reste que le succès d'un de votre politique de cooptation repose sur d'autres paramètres.

Au delà de l'incentive financier, voici 5 leviers qui vous permettront de générer des cooptations de qualité en quantité :

I - Créez un cadre et une politique connus de tous 🎯

Avant d'espérer générer un volume de candidatures qualifiées, il est essentiel que vous soyez très clairs sur le cadre et les modalités de votre programme de cooptation.

➡️ Pourquoi demandez-vous à vos collaborateurs de s'impliquer ?

➡️ Quels sont vos besoins en matière des profils cooptés ?

Si vos collaborateurs ne connaissent pas les règles du jeu, il est peu probable qu'ils s'impliquent. Et s'ils les comprennent mal, c'est encore plus problématique : ils se désengageront progressivement.

Être clairs sur vos intentions et les objectifs de votre programme est une première étape indispensable. Montrer votre investissement dans ce programme crédibilisera vos attentes et assurera l'engagement de vos collaborateurs.

💡 Un excellent moyen de juger de la compréhension de votre process de cooptation est de réaliser une étude auprès de vos salariés.

II - Donnez de la visibilité à vos offres 🔊

Une bonne recommandation repose sur une bonne compréhension des besoins de votre entreprise. Hélas, vos collaborateurs ne vont pas spontanément ouvrir votre site carrière pour se tenir au courant des nouveaux jobs.

Notifier vos employés dès l'ouverture d'un poste est un élément clé de tout programme de cooptation réussi.

L'avantage d'une solution de cooptation est que chaque nouvelle offre créée dans votre ATS est automatiquement poussée à vos collaborateurs via leur canal préféré. Surtout, n'oubliez pas d'inclure des CTA et des "next steps" précis sur vos offres ou dans vos communications afin de faciliter leur passage à l'action.

Vos collaborateurs s'impliqueront d'autant plus s'il est facile pour eux d'agir rapidement et s'ils comprennent parfaitement ce qui est attendu d'eux.

Être au courant des offres disponibles c'est bien, les partager ou recommander des profils c'est mieux.

animation cooptation
Communication nouveaux postes avec résumé du besoin et CTA

Définition du MagicLink Trusty : Lien unique de cooptation permettant à chaque salarié de partager l'ensemble des postes ouverts dans sa société à ses amis et son réseau, d'accroître sa notoriété et de récupérer des demandes de cooptation > voici un exemple ici <

III - Définissez un processus de cooptation simple 👍

Est ce que votre processus de cooptation est engageant ? Est-il intégré dans les outils de vos collaborateurs et de vos recruteurs ? Est-il est clairement communiqué ?

Si vous avez déjà entendu :

  • Je n'ai pas le temps de coopter
  • Je ne sais pas comment coopter

... c'est qu'il y a probablement des choses à revoir. Pas de panique, cela ne veut pas dire que vos employés ne seront jamais impliqués dans votre programme de cooptation. Simplement que votre process est soit compliqué, pas adapté, ou mal communiqué.

⛔️ Il n'y a rien de pire que d'avoir mis en place un process trop compliqué : c'est autant de temps et de recommandations perdus par vos équipes recrutement.

Chez Trusty nous vous recommandons à minima de digitaliser votre process afin de récupérer vos recommandations automatiquement dans votre ATS. Si vous pouvez en plus proposer un process intégré dans vos outils de communication (Teams, Slack, Discord, Hangouts), vos collaborateurs n'en seront que plus engagés.

💡 Un conseil : Liez systématiquement une recommandation à une offre pour faciliter le traitement des candidatures et éviter les cooptations "sauvages".

process cooptation, recommandation candidat
Coopter en 10 secondes

Là encore, pensez à réaliser une étude rapide auprès de vos salariés pour avoir une bonne visibilité de la compréhension de votre process de cooptation en interne.

IV - Animez votre programme de cooptation 🎉

Cela ne devrait pas être un secret, mais ce qui va sans dire va mieux en le disant : lorsque l'on parle cooptation, vos collaborateurs doivent être traités comme une communauté. Et comme pour toute autre communauté, il est indispensable de la faire vivre et de l'animer pour l'engager.

L'animation de votre politique est le meilleur levier pour engager vos collaborateurs

En plus des animations vous permettant de souligner les ouvertures de postes ou vos besoins, la clé est de donner de la reconnaissance aux collaborateurs les plus impliqués : mettez en avant vos ambassadeurs, félicitez ceux qui permettent à vos équipes de grandir et qui portent votre marque employeur en prenant publiquement la parole pour valoriser votre entreprise. En félicitant vos premiers ambassadeurs qui s'impliquent dès le départ dans votre programme, vous engagerez progressivement tous les autres grâce à vos animations. Parce que même sans prime, il y a là un reward à aller chercher : la reconnaissance au sein de leur entreprise.

Pensez à créer des challenges cooptation : c'est également un excellent moyen de donner un coup de boost régulier à votre politique de cooptation et de solliciter l'aide de vos collaborateurs sur des besoins précis.

Exemples d'animations cooptation

Attention à bien prévoir dans votre organisation interne d'animer régulièrement votre politique : c'est le seul moyen que le "réflexe cooptation" prenne sur le long-terme. C'est une tâche énergivore et qui peut devenir très complexe à maintenir, spécialement dans la récupération des données pour gérer vos challenges et animations. Si vous n'avez pas les ressources internes, pensez à opter pour une solution digitalisée qui pourra l'automatiser.

La recommandation doit devenir un réflexe, une habitude chez vos collaborateurs. C'est à vous de créer ce rendez-vous avez eux grâce à la clarté de votre programme, la qualité des process mis en place, et la régularité des animations côté équipe de recrutement.

V - Assurez un suivi des candidatures irréprochable 🔬

"Je vous ai recommandé un ancien collègue il y a plusieurs semaines et je n'ai pas eu de retour sur son process".

Ou la hantise de toute personne en charge d'un programme de cooptation 😱.

S'il y a bien un point qui peut désengager vos collaborateurs de manière irréparable, c'est la manière dont vous gérez les talents qu'ils vous recommandent et pour lesquels ils vous accordent leur confiance.

Vous aurez beau avoir des procédés de cooptation simples, des offres visibles et facilement partageables ainsi que la meilleure animation de votre politique de cooptation, si vous n'assurez pas un suivi irréprochable des cooptations que vous font vos collaborateurs, vous ne pourrez plus jamais compter sur leur engagement. Vous recommander des profils ne fait pas partie de leur fiche de poste, et comme vu précédemment, ils le font avant tout pour aider la personne qu'ils vous recommandent ainsi que l'entreprise. Si leur recommandation n'est pas gérée convenablement alors qu'ils se sont engagés auprès de la personne qu'ils vous ont cooptée, vous les mettez dans une position inconfortable et générez une forte déception. Vos collaborateurs cherchent à vous aider et à être valorisés : si leur expérience est décevante, il ne vous recommanderont plus personne de leur réseau.

💡 Une bonne pratique consiste à fixer des deadlines pour contacter le candidat coopté (48h-72h maximum) et de tenir informé votre collaborateur à chaque évolution de son candidat dans votre process.

Gérer le suivi à la main de 5-10 cooptations par mois est relativement aisé, mais si vous lisez cet article c'est qu'augmenter vos volumes de cooptations fait certainement partie de vos objectifs. Après tout pourquoi se priver du canal de recrutement le plus performant ?

🚄 30+ ?

🛩 50+ ?

🛰 100+ cooptations par mois?

Avec de tels volumes, tenir vos collaborateurs informés individuellement et à chaque étape est une tâche très chronophage et sans aucune valeur ajoutée pour vous. Elle est pourtant essentielle pour eux ! Pensez à vous équiper d'une solution permettant de l'automatiser afin de gagner tout ce temps pour closer vos recrutements encore plus vite.

Une bonne pratique est d'intégrer son programme de cooptation à son outil de gestion de candidatures (ATS). De ce fait, dès qu'un candidat évolue dans le process de recrutement, son coopteur en est automatiquement averti !

🎉 Bonus : créez une culture de cooptation avant tout

Culture d'entreprise et programme de cooptation peuvent sembler des initiatives distinctes, mais leurs objectifs sont étroitement liés. Lorsque les employés sont heureux et engagés au travail, ils sont plus susceptibles d'être proactifs et de vous recommander les meilleurs talents de leur réseau.

Stripe a par exemple créé une culture de la cooptation si forte que 40% de leurs recrutements proviennent de recommandations, sans avoir jamais mis de prime de cooptation en place.

Les entreprises qui ont les taux de recommandation les plus élevés ont des employés heureux et une excellente culture de travail.

Si vous êtes arrivés jusqu'ici, il est temps de récapituler les 5 piliers sur lesquels il est indispensable de vous pencher pour réussir la mise en place votre programme de cooptation :

✅ Un cadre clair et des règles connues de tous

✅ Des offres visibles

✅ Un process simple et intégré

✅ Des animations et des challenges réguliers

✅ Un suivi des candidatures irréprochable

Chacun de ces éléments participe individuellement à créer cette culture et ce que l'on appelle chez Trusty le "réflexe cooptation".

Une récente infographie réalisée par Swile met en lumière les principaux moteurs d'engagement des salariés :

1) Le climat de confiance : bienveillance, transparence et cohésion d'équipe

2) Le sens : la mission, l'alignement métier et le sentiment d'impact

3) La considération : la rémunération, les perspectives d'évolution et l'autonomie

4) La reconnaissance : la valorisation des résultats, des idées et de l'individu

5) L'environnement de travail : les outils, les avantages et le confort de travail

Tout particulièrement en temps de crise, l'engagement de vos équipes est le plus important, il ne peut pas se réduire un simple chèque (et heureusement). Il en va de même pour la cooptation, et la bonne nouvelle c'est que vous savez maintenant ce qu'il vous reste à faire 💪.

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